SaaS-Vertrag

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese Bedingungen gelten für Verträge über Praxis-Cockpit als Software über das Internet. Preise, Speicherumfang, Kontingente und der gebuchte Funktionsumfang stehen nicht in diesen Bedingungen, sondern in der Leistungsbeschreibung und in der Auftragsbestätigung.

Preise ansehenAuftragsverarbeitung

Stand: 23. September 2026. Anbieter ist Dipl.-Ing. Volker Schröder, handelnd unter SonneAI Consulting, Schäferholzweg 34, 32257 Bünde. Bevor echte Patientendaten verarbeitet werden, schließen die Parteien daneben einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Inhalt

1. Geltungsbereich

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge über Software-as-a-Service, die ein Unternehmer mit dem Anbieter über die auf dieser Website beschriebenen Leistungen von Praxis-Cockpit schließt. Vertragsgegenstand ist die entgeltliche, auf die Vertragslaufzeit begrenzte Bereitstellung der Software über das Internet und von Speicherplatz auf den Servern des Anbieters. Der Einbeziehung eigener Bedingungen des Kunden wird widersprochen, es sei denn, der Anbieter stimmt ihnen in Textform zu.

1.2 Unternehmer ist eine natürliche oder juristische Person oder eine rechtsfähige Personengesellschaft, die bei Abschluss des Vertrags in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt. Dazu gehören auch Behörden und sonstige Einrichtungen des öffentlichen Rechts, soweit sie ausschließlich privatrechtlich handeln.

1.3 Diese AGB gelten nur gegenüber Unternehmern. Ein Widerrufsrecht für Verbraucher ist nicht vorgesehen, weil der Anbieter den Vertrag nicht mit Verbrauchern schließt. Kommt im Einzelfall doch ein Vertrag mit einem Verbraucher zustande, belehrt der Anbieter gesondert; diese AGB werden dann nicht ungeprüft verwendet.

1.4 Verbindet der Kunde ein eigenes Konto bei einem Dritten, etwa einen Kalender bei Microsoft oder Google, gelten für diesen Dienst die Bedingungen des Dritten. Hosting, Mailversand im Auftrag der Praxis und Sprachmodelle, die der Anbieter selbst einkauft, sind dagegen Teil der Leistung des Anbieters; für sie gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

1.5 Leistungsbeschreibung ist die Darstellung auf der Seite Preise einschließlich der dort verlinkten Beschreibungen der Stufen, in der Fassung bei Vertragsschluss. Eine spätere Änderung der Website ändert einen laufenden Vertrag nur nach Ziffer 9.6 oder Ziffer 17.

2. Leistungen des Anbieters

2.1 Der Anbieter stellt dem Kunden die Software für die vereinbarte Laufzeit über das Internet bereit. Die Software verbleibt auf den Servern des Anbieters. Geschuldet ist der Funktionsumfang, den die Leistungsbeschreibung und die Auftragsbestätigung für den gebuchten Umfang nennen: die Basis und die dazu gebuchten Blöcke. Der Anbieter schuldet nicht die Datenverbindung zwischen dem IT-System des Kunden und den Servern des Anbieters.

2.2 Soweit der gebuchte Umfang das vorsieht, gehören dazu eine eigene Adresse der Installation, der Versand von Nachrichten an Tierhalter und ein Postfach für eingehende Unterlagen. Nicht geschuldet sind, sofern nicht gesondert in Textform vereinbart, Individualentwicklung, Vor-Ort-Termine sowie Steuer- und Rechtsberatung.

2.3 Die Software wird in unregelmäßigen Abständen aktualisiert. Der Kunde erhält ein Nutzungsrecht an der jeweils aktuellen Fassung. Einen bestimmten Zustand der Software kann er nicht verlangen. Neue Funktionen innerhalb der gebuchten Stufe sind ohne gesonderten Versionsaufpreis nutzbar.

2.4 Der Anbieter stellt Speicherplatz in dem Umfang bereit, den die Leistungsbeschreibung für den gebuchten Umfang nennt. Weiterer Speicher wird nur geschuldet, wenn er gesondert beauftragt ist.

2.5 Eine Verfügbarkeit von 100 Prozent ist technisch nicht erreichbar und wird nicht geschuldet. Eine prozentuale Verfügbarkeitszusage und eine Vertragsstrafe werden nicht vereinbart. Wartungs-, Sicherheits- oder Kapazitätsbelange sowie Ereignisse außerhalb des Machtbereichs des Anbieters, etwa Störungen öffentlicher Netze oder Stromausfälle, können den Dienst vorübergehend einschränken. Wartungen werden angekündigt und außerhalb der üblichen Sprechzeiten durchgeführt.

2.6 Der Anbieter sichert die Datenbank und die Dateien der Installation täglich auf getrenntem Speicher. Diese Sicherung ist Bestandteil der geschuldeten Leistung. Eine darüber hinausgehende Archivierung schuldet der Anbieter nicht. Der Kunde bleibt dafür verantwortlich, Unterlagen, die er gegenüber Haltern, Tierärzten oder der Finanzverwaltung verwendet, bei sich zu behalten.

2.7 Die Funktionen sind auf dieser Website beschrieben. Eine gedruckte Bedienungsanleitung wird nicht geschuldet. Support zu Bedienungsfragen und Störungen ist im vereinbarten Umfang enthalten.

2.8 Soweit die gebuchte Stufe Berichte enthält, kann die Software Textentwürfe durch ein Sprachmodell erzeugen. Solche Entwürfe sind Formulierungshilfen. Sie sind keine Diagnose, keine Therapieentscheidung und keine fachliche Beurteilung. Die behandelnde Person prüft jeden Entwurf, bevor er gespeichert, versandt oder gegenüber Haltern oder Dritten verwendet wird. Ohne dieses Speichern gelangt ein Entwurf nicht in die Akte. Praxisdaten werden nicht zum Training von Modellen verwendet. Einzelheiten: KI mit Grenzen.

3. Leistungsänderungen

3.1 Der Anbieter kann die angebotenen Leistungen ändern oder abweichende Leistungen anbieten, es sei denn, das ist für den Kunden nicht zumutbar.

3.2 Er kann die Leistungen außerdem ändern, soweit er dazu durch eine Änderung der Rechtslage verpflichtet ist, soweit er einem gegen ihn gerichteten Urteil oder einer Behördenentscheidung nachkommt, soweit die Änderung nötig ist, um Sicherheitslücken zu schließen, wenn die Änderung lediglich vorteilhaft für den Kunden ist, oder wenn sie rein technischer oder prozessualer Natur ist und keine wesentlichen Auswirkungen für den Kunden hat.

3.3 Änderungen mit lediglich unwesentlichem Einfluss sind keine Leistungsänderungen. Das gilt insbesondere für die grafische Darstellung und die Anordnung von Funktionen.

4. Vertragsschluss

4.1 Die Darstellung auf der Website ist kein verbindliches Angebot. Sie lädt den Kunden ein, selbst ein Angebot abzugeben.

4.2 Das Angebot gibt der Kunde in Textform ab, in der Regel per E-Mail. Das Formular auf der Seite Praxisdaten sammelt Angaben für die Einrichtung; es schließt den Vertrag nicht und ist keine Bestellung mit Zahlungspflicht.

4.3 Der Anbieter kann das Angebot innerhalb von fünf Tagen annehmen, indem er eine Auftragsbestätigung in Textform übermittelt. Maßgeblich ist der Zugang beim Kunden. Die Frist beginnt am Tag nach dem Zugang des Angebots und endet mit Ablauf des fünften folgenden Tages. Nimmt der Anbieter das Angebot nicht fristgerecht an, ist der Kunde nicht mehr daran gebunden.

4.4 Die Auftragsbestätigung nennt den gebuchten Umfang und die dafür geltende Vergütung. Weicht sie von der Website ab, gilt die Auftragsbestätigung. Der Anbieter speichert den Vertragstext und übermittelt ihn dem Kunden in Textform. Eine weitere Bereitstellung des Vertragstextes schuldet er nicht.

4.5 Für den Vertragsschluss steht die deutsche Sprache zur Verfügung. Mitteilungen zur Bestellung gehen an die vom Kunden genannte E-Mail-Adresse. Der Kunde hält diese Adresse erreichbar und stellt sicher, dass Nachrichten des Anbieters nicht an Filtern scheitern.

5. Nutzungsrechte des Anbieters

5.1 Der Anbieter ist Inhaber der Nutzungsrechte, die zur Bereitstellung der Software erforderlich sind. Er räumt dem Kunden das nicht ausschließliche, nicht übertragbare, auf die Vertragsdauer beschränkte Recht ein, die Software zu geschäftlichen Zwecken im Rahmen dieser AGB und in dem gebuchten Umfang zu nutzen. Eine weitergehende Nutzung ist nicht gestattet.

5.2 Die Nutzung ist auf die vereinbarte Zahl von Nutzerkonten beschränkt. Jede Person nutzt ein eigenes Konto. Zugangsdaten werden nicht geteilt.

5.3 Die Software baut auf quelloffener Software auf, unter anderem Frappe und ERPNext (GPL-3.0). Deren Lizenzbedingungen bleiben unberührt. Aus der Nutzung des Dienstes folgt kein Anspruch auf Herausgabe oder Bearbeitung des Quellcodes, den der Anbieter entwickelt hat.

6. Nutzungsrechte des Kunden

6.1 Der Kunde räumt dem Anbieter an den Inhalten, die er für den Dienst bereitstellt, unentgeltlich, nicht ausschließlich und auf die Vertragsdauer beschränkt die Rechte ein, die zur Erbringung der Leistung erforderlich sind, insbesondere das Recht zur Speicherung und Vervielfältigung. Er sichert zu, dazu berechtigt zu sein.

6.2 Personenbezogene Daten, insbesondere Gesundheitsdaten von Tieren und Daten ihrer Halter, verarbeitet der Anbieter nur als Auftragsverarbeiter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag und nur, soweit die Erbringung des Dienstes das erfordert. Ein Recht, diese Daten für eigene Zwecke auszuwerten oder zum Training von Modellen zu verwenden, wird nicht eingeräumt.

7. Pflichten des Kunden

7.1 Der Kunde sorgt dafür, dass die von ihm eingesetzte Hard- und Software den technischen Mindestanforderungen der jeweils aktuellen Fassung entspricht. Ein aktueller Browser und eine funktionsfähige Internetverbindung genügen im Regelfall.

7.2 Der Kunde schützt die Zugangsdaten nach dem Stand der Technik vor dem Zugriff Dritter. Eine Nutzung darf nur im vertraglich vereinbarten Umfang erfolgen. Unbefugte Zugriffe teilt er dem Anbieter unverzüglich mit.

7.3 Der Kunde legt keine Daten ab, deren Nutzung gegen geltendes Recht, behördliche Anordnungen, Rechte Dritter oder Vereinbarungen mit Dritten verstößt.

7.4 Der Kunde ist Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten, die er in der Software verarbeitet. Er prüft in eigener Verantwortung, ob die Verarbeitung den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügt, und erfüllt die Informations- und Einwilligungspflichten gegenüber den Haltern.

7.5 Der Kunde hält die Stammdaten richtig, insbesondere die Angaben, die auf Rechnungen und in ausgehenden Schreiben erscheinen. Er prüft erzeugte Dokumente vor dem Versand, Textentwürfe nach Ziffer 2.8 eingeschlossen.

7.6 Der Kunde prüft Daten und Dateien vor dem Hochladen auf Schadsoftware und setzt dafür Maßnahmen nach dem Stand der Technik ein.

7.7 Programme, Skripte oder sonstige Einrichtungen des Kunden dürfen den Betrieb der Server, das Kommunikationsnetz des Anbieters und die Sicherheit anderer Daten nicht gefährden. Gefährden sie den Betrieb, kann der Anbieter sie deaktivieren oder die Anbindung unterbrechen. Er informiert den Kunden unverzüglich.

8. Rechtswidrige Inhalte

8.1 Der Anbieter ist nicht verpflichtet, die vom Kunden gespeicherten Inhalte proaktiv auf ihre Rechtmäßigkeit zu prüfen. Behandlungsdokumentation wird nicht anlasslos gelesen. Der Anbieter kann im Einzelfall prüfen, wenn ein Inhalt gemeldet wird oder der Betrieb, die Sicherheit oder Rechte Dritter konkret gefährdet sind.

8.2 Kunden und betroffene Dritte können mutmaßlich rechtswidrige Inhalte über die Kontaktdaten im Impressum melden. Der Anbieter kann den Inhalt einer Meldung an den Kunden weiterleiten. Die Identität der meldenden Person legt er nur offen, wenn das unbedingt erforderlich ist.

8.3 Wird die Rechtswidrigkeit eines Inhalts festgestellt, kann der Anbieter nach billigem Ermessen verwarnen, den Inhalt vorübergehend sperren oder löschen, die Leistung vorübergehend aussetzen oder den Vertrag ordentlich oder außerordentlich kündigen. Er wägt die Schwere des Inhalts, die Häufigkeit, den Anteil am übrigen Gebrauch und ein erkennbares Verschulden ab. Die Maßnahme betrifft den konkreten Inhalt. Die übrige Akte bleibt erreichbar, soweit sich der Verstoß davon trennen lässt.

8.4 Reicht ein Kunde häufig offensichtlich unbegründete Meldungen ein, kann der Anbieter die Bearbeitung seiner Meldungen nach einer vorherigen Warnung für einen angemessenen Zeitraum aussetzen.

9. Vergütung und Zahlung

9.1 Die in der Leistungsbeschreibung genannten Preise sind Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, sofern dort nichts anderes steht. Diese AGB nennen keine Beträge.

9.2 Für den einzelnen Vertrag gilt die Auftragsbestätigung. Sie nennt den gebuchten Umfang und die Vergütung.

9.3 Die Vergütung wird für den vereinbarten Zeitraum im Voraus in Rechnung gestellt. Der Rechnungsbetrag ist sofort fällig, sofern die Rechnung keine andere Frist nennt. Gezahlt wird per Überweisung oder per SEPA-Lastschrift.

9.4 Gerät der Kunde in Zahlungsverzug, kann der Anbieter den Zugang sperren, nachdem er in Textform gemahnt und eine Nachfrist von mindestens zwei Wochen gesetzt hat. Der Vergütungsanspruch bleibt bestehen.

9.5 Bei monatlicher Zahlweise kann der gebuchte Umfang zum Monatsende in Textform erweitert oder verringert werden. Bei Jahresvorauszahlung kann der Umfang während der Laufzeit erweitert werden; die zusätzliche Vergütung wird anteilig für die verbleibende Laufzeit berechnet. Eine Verringerung wirkt bei Jahresvorauszahlung zum Ende der bezahlten Laufzeit. Daten einer abbestellten Stufe bleiben gespeichert und stehen bei erneuter Buchung wieder zur Verfügung.

9.6 Der Anbieter kann die Vergütung mit Wirkung für die Zukunft ändern. Er teilt die Änderung mindestens sechs Wochen vor dem Wirksamwerden in Textform mit. Der Kunde kann bis zum Wirksamwerden zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen. Bei einer Jahresvorauszahlung wirkt die Änderung erst ab dem Zeitraum, der auf die bezahlte Laufzeit folgt. Das Kündigungsrecht bleibt daneben unberührt.

9.7 Leistungen außerhalb des gebuchten Umfangs, etwa eine Schulung oder Individualentwicklung, werden nur nach gesonderter Vereinbarung in Textform erbracht und nach der Leistungsbeschreibung vergütet. Eine Einrichtungspauschale wird nicht berechnet.

9.8 Nennt der Kunde bei Vertragsschluss eine zahlende Praxis, die ihn empfohlen hat, entfällt für beide je eine Monatsrechnung des jeweils gebuchten Umfangs, sobald der geworbene Kunde die erste Vergütung zahlt. Die Gutschrift wird nicht ausgezahlt. Sie entsteht nicht für eine weitere Installation desselben Kunden und nicht ohne die erste Zahlung. Die werbende Praxis erhält sie nur, solange ihr eigener Vertrag besteht; endet er, verfällt eine noch offene Gutschrift. Mehrere Empfehlungen gelten nacheinander. Einzelheiten: Partner.

9.9 Eine Provision an einen benannten Partner richtet sich nach der Seite Partner. Sie entsteht mit der Zahlung des geworbenen Kunden und wird gegen Rechnung des Partners ausgezahlt. Dieselbe Empfehlung begründet für die werbende Seite nicht zugleich eine Gutschrift nach Ziffer 9.8. Der geworbene Kunde erhält trotzdem die Gutschrift einer Monatsrechnung, auch wenn der Werbende ein Partner und keine zahlende Praxis ist. Wer selbst ein Abo hat, bleibt bei der Gutschrift. Der Partner weist darauf hin, dass die Empfehlung vergütet wird.

10. Laufzeit und Beendigung

10.1 Bei monatlicher Zahlweise beträgt die Laufzeit einen Monat. Sie verlängert sich um jeweils einen Monat, wenn der Vertrag nicht zum Monatsende gekündigt wird.

10.2 Bei Jahresvorauszahlung beträgt die Laufzeit zwölf Monate ab dem vereinbarten Starttag, bei einem späteren Wechsel ab dem Wechseltag. Sie ist nicht an das Kalenderjahr gebunden. Der Vertrag verlängert sich nicht um ein weiteres Jahr. Wird er nicht zum Ende der zwölf Monate gekündigt, läuft er in der monatlichen Zahlweise nach Ziffer 10.1 weiter.

10.3 Die Zahlweise kann jederzeit gewechselt werden. Beim Wechsel in die Jahresvorauszahlung beginnt die Laufzeit von zwölf Monaten am Wechseltag. Ein bereits bezahlter, angebrochener Monat wird taggenau angerechnet.

10.4 Die Kündigung erfolgt in Textform, etwa per E-Mail, und bedarf keiner Begründung. Bei monatlicher Zahlweise wirkt sie zum Monatsende, bei Jahresvorauszahlung zum Ende der zwölf Monate.

10.5 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn dem kündigenden Teil die Fortsetzung bis zur vereinbarten Beendigung oder bis zum Ablauf einer Kündigungsfrist nicht zugemutet werden kann.

10.6 Vor dem kostenpflichtigen Vertrag kann der Kunde die Software 14 Tage auf einer eigenen Installation nutzen, ohne Vergütung. In den folgenden 14 Tagen bleibt der Zugang zum Export der Daten. Kommt bis dahin kein Vertrag zustande, löscht der Anbieter die Installation. Ein während des Tests geschlossener Vertrag läuft nach den übrigen Ziffern dieses Abschnitts.

10.7 Mit dem Vertragsende erlischt das Nutzungsrecht. Auf Verlangen erhält der Kunde seine exportierbaren Daten in den Formaten der Seite Datenhoheit, innerhalb der Fristen des Annex. Danach wird der Zugang abgeschaltet und die Produktivdaten werden gelöscht. Sicherungen werden nicht vorzeitig einzeln gelöscht; sie laufen im üblichen Sicherungszyklus aus. Steuerliche Aufbewahrungspflichten des Kunden erfüllt der Kunde selbst, indem er Rechnungen und andere Nachweise vor Ablauf der Abruffrist exportiert.

11. Anbieterwechsel

11.1 Wünscht der Kunde den Wechsel zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene IT-Infrastruktur, gilt der Annex. Eine zusätzliche Vergütung für den Wechsel berechnet der Anbieter nicht.

12. Mängelhaftung

12.1 Der Kunde zeigt Mängel, Störungen oder Schäden unverzüglich an.

12.2 Die Gewährleistung für nur unerhebliche Minderungen der Tauglichkeit ist ausgeschlossen.

12.3 Die verschuldensunabhängige Haftung nach § 536a Abs. 1 BGB für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorlagen, ist ausgeschlossen.

12.4 Eine Kündigung wegen Nichtgewährung des vertragsgemäßen Gebrauchs ist erst zulässig, wenn der Anbieter ausreichend Gelegenheit zur Mängelbeseitigung hatte und diese fehlgeschlagen ist. Fehlgeschlagen ist sie, wenn sie unmöglich ist, verweigert oder unzumutbar verzögert wird, wenn begründete Zweifel an den Erfolgsaussichten bestehen oder wenn sie dem Kunden aus anderen Gründen unzumutbar ist.

13. Haftung

13.1 Der Anbieter haftet aus vertraglichen, vertragsähnlichen und gesetzlichen, auch deliktischen Ansprüchen auf Schadens- und Aufwendungsersatz wie folgt.

13.2 Er haftet unbeschränkt bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, bei vorsätzlicher oder fahrlässiger Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, wegen eines Garantieversprechens, soweit nichts anderes geregelt ist, und wegen zwingender Haftung, etwa nach dem Produkthaftungsgesetz.

13.3 Verletzt der Anbieter fahrlässig eine wesentliche Vertragspflicht, ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, sofern nicht nach Ziffer 13.2 unbeschränkt gehaftet wird. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

13.4 Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen. Die Regelungen gelten auch für Erfüllungsgehilfen und gesetzliche Vertreter.

13.5 Die Verantwortung für Untersuchung, Befund, Diagnose und Therapie liegt bei der behandelnden Person in der Praxis des Kunden. Der Anbieter erbringt keine Heilbehandlung. Textentwürfe nach Ziffer 2.8 sind Formulierungshilfen und keine fachliche Beurteilung.

14. Freistellung

14.1 Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen frei, die Dritte wegen einer Verletzung ihrer Rechte durch vom Kunden eingestellte Inhalte oder wegen dessen sonstiger Nutzung geltend machen. Er übernimmt die notwendigen Kosten der Rechtsverteidigung in gesetzlicher Höhe. Das gilt nicht, wenn der Kunde die Rechtsverletzung nicht zu vertreten hat. Er stellt dem Anbieter die zur Prüfung und Verteidigung nötigen Informationen unverzüglich, wahrheitsgemäß und vollständig zur Verfügung.

15. Datenschutz

15.1 Der Kunde ist Verantwortlicher, der Anbieter ist Auftragsverarbeiter. Vor der Verarbeitung echter Patientendaten schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Unterauftragnehmer, Verarbeitungsorte und technische Maßnahmen stehen dort und auf den Seiten Auftragsverarbeitung und Sicherheit.

15.2 Der Anbieter verarbeitet die Daten der Praxis nur auf Weisung und nicht für eigene Zwecke. Ein Export zu Forschungs- oder Trainingszwecken findet nur statt, wenn die Praxis dem ausdrücklich zustimmt und die erforderlichen Einwilligungen vorliegen.

16. Geheimhaltung

16.1 Der Anbieter bewahrt über vertrauliche Informationen, von denen er im Zusammenhang mit diesem Vertrag Kenntnis erlangt, Stillschweigen und legt sie Dritten nicht offen. Vertraulich sind Informationen, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder deren Vertraulichkeit sich aus den Umständen ergibt, unabhängig von der Form der Mitteilung. Die Pflicht gilt nicht, soweit der Anbieter gesetzlich oder durch eine bestandskräftige Behörden- oder Gerichtsentscheidung zur Offenlegung verpflichtet ist. Inhalte der Akte sind vertraulich.

17. Änderung der AGB

17.1 Der Anbieter kann diese AGB ändern, es sei denn, das ist für den Kunden nicht zumutbar. Er benachrichtigt den Kunden rechtzeitig in Textform. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach der Benachrichtigung, gelten die geänderten AGB als angenommen. Der Anbieter weist in der Benachrichtigung auf das Widerspruchsrecht und die Bedeutung der Frist hin.

17.2 Er kann diese AGB außerdem ändern, soweit er dazu durch eine Änderung der Rechtslage verpflichtet ist, soweit er einem gegen ihn gerichteten Urteil oder einer Behördenentscheidung nachkommt, soweit er zusätzliche neue Leistungen einführt, die einer Beschreibung in den AGB bedürfen und das bisherige Nutzungsverhältnis nicht nachteilig verändern, wenn die Änderung lediglich vorteilhaft für den Kunden ist, oder wenn sie rein technisch oder prozessual bedingt ist und keine wesentlichen Auswirkungen hat.

17.3 Das Kündigungsrecht des Kunden bleibt unberührt. Eine Änderung der Vergütung richtet sich ausschließlich nach Ziffer 9.6.

18. Anwendbares Recht, Gerichtsstand

18.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

18.2 Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand Bünde.

Annex: Anbieterwechsel

Die folgenden Bestimmungen setzen die Pflichten zum Wechsel von Datenverarbeitungsdiensten um, insbesondere nach der Verordnung (EU) 2023/2854. Sie gelten, wenn der Kunde zu einem anderen Anbieter wechseln, in eine eigene IT-Infrastruktur wechseln oder seine exportierbaren Daten löschen lassen möchte.

A.1 Geltungsbereich

Der Annex gilt neben den AGB. Soweit der Annex die Herausgabe und Löschung der Daten regelt, geht er widersprechenden Klauseln vor. Die ordentliche Kündigung nach Ziffer 10 bleibt wirksam. Der Kunde zahlt nicht über das Vertragsende hinaus allein deshalb, weil ein Export noch nicht abgeschlossen ist. Für die Dauer der Übergangs- und Abruffrist bleibt der Anbieter zur Unterstützung nach diesem Annex verpflichtet, ohne zusätzliche Vergütung.

A.2 Begriffe

  • Datenverarbeitungsdienst ist die hier vertraglich bereitgestellte Software über das Internet einschließlich des zugehörigen Speicherplatzes.
  • Digitale Vermögenswerte sind Elemente in digitaler Form, an denen der Kunde ein Nutzungsrecht hat. Die Software des Anbieters und seine Betriebsgeheimnisse gehören nicht dazu.
  • Eigene IT-Infrastruktur sind Systeme, die dem Kunden gehören oder von ihm gemietet werden und in seinem Verantwortungsbereich betrieben werden.
  • Wechsel ist der Übergang des Kunden von diesem Dienst zu einem anderen Dienst derselben Art, zu einem anderen Anbieter oder in die eigene IT-Infrastruktur, einschließlich des Exports der Daten.
  • Exportierbare Daten sind die Eingabe- und Ausgabedaten des Kunden einschließlich der Metadaten, die durch die Nutzung entstehen. Ausgenommen sind Vermögenswerte und Daten des Anbieters oder Dritter, die durch Rechte des geistigen Eigentums geschützt sind oder ein Geschäftsgeheimnis darstellen, insbesondere Quellcode, interne Betriebsprotokolle und Zugangsdaten von Unterauftragnehmern.

A.3 Informationen vor dem Vertrag

Vor der Beauftragung stellt der Anbieter auf der Seite Preise die Vergütung und die Folgen einer vorzeitigen Beendigung dar und auf der Seite Datenhoheit die Kategorien exportierbarer Daten mit Formaten. Eine Vergütung für den Wechsel wird nicht erhoben. Ein Wechsel der lauffähigen Software ist nicht möglich: übergeben werden die Daten der Praxis, nicht eine Kopie der Anwendung. Daten, die nur dem inneren Betrieb des Dienstes dienen und Geschäftsgeheimnisse des Anbieters wären, werden nicht exportiert.

A.4 Wechsel- und Ausstiegsplan

Auf Verlangen des Kunden vereinbaren die Parteien einen kurzen Plan: Ansprechpartner, die Formate aus der Seite Datenhoheit, die voraussichtliche Dauer des Exports und bekannte Beschränkungen. Auf Verlangen erläutert der Anbieter das Verfahren den vom Kunden benannten Personen und unterstützt einen Test mit unkritischen Beispieldaten. Der Plan wird auf Verlangen geprüft und bei Bedarf angepasst.

A.5 Einleitung

Der Kunde erklärt den Wechsel in Textform. Bei monatlicher Zahlweise genügt die Kündigung zum Monatsende. Bei Jahresvorauszahlung wird der Wechsel zum Ende der bezahlten Laufzeit eingeleitet, es sei denn, der Vertrag endet früher. In der Mitteilung gibt der Kunde an, ob er zu einem anderen Anbieter wechselt, in eine eigene Infrastruktur wechselt oder die Daten nur löschen lassen möchte. Der Anbieter bestätigt den Eingang innerhalb von drei Werktagen auf demselben Weg.

A.6 Übergangsfrist

Die Übergangsfrist beträgt 30 Kalendertage. Sie beginnt mit dem Vertragsende, bei einem Wechsel während eines laufenden Vertrags mit dem Zugang der Wechselmitteilung. Kann der Anbieter die Frist aus technischen Gründen nicht einhalten, teilt er das dem Kunden innerhalb von 14 Werktagen mit, nennt eine andere Frist von höchstens sieben Monaten ab der Mitteilung des Kunden und begründet die technische Unmöglichkeit. Der Kunde kann die Übergangsfrist einmal um höchstens drei Monate verlängern; bei komplexen Umzügen können die Parteien einvernehmlich eine längere Frist von höchstens zwölf Monaten vereinbaren. Verlängerungen werden in Textform erklärt und innerhalb von drei Werktagen bestätigt.

A.7 Pflichten des Anbieters

Während des Wechselprozesses unterstützt der Anbieter den Kunden und die von ihm beauftragten Dritten in angemessenem Umfang: er gibt die für den Export nötigen Informationen, erhält die vertraglichen Funktionen aufrecht und schützt die Daten bei der Übertragung. Werden Probleme festgestellt, suchen die Parteien nach Treu und Glauben nach einer Lösung. Der Export wird in der Regel innerhalb weniger Werktage bereitgestellt.

A.8 Obliegenheiten des Kunden

Der Kunde wirkt mit und verantwortet den Import in die eigenen Systeme oder die Systeme des Zielanbieters. Er und seine Beauftragten achten die Rechte des geistigen Eigentums und die Geschäftsgeheimnisse an Unterlagen, die der Anbieter für den Wechsel herausgibt, und verwenden sie nur bis zum Ende der Übergangsfrist und nur für den Wechsel.

A.9 Abruf und Löschung

Der Kunde kann die exportierbaren Daten während einer Abruffrist von 30 Kalendertagen nach Ende der Übergangsfrist abrufen oder löschen lassen. Eine längere Frist können die Parteien vereinbaren. Nach Ablauf der Abruffrist und nach erfolgreichem Abschluss löscht der Anbieter die exportierbaren Daten und die digitalen Vermögenswerte des Kunden und bestätigt die Löschung. Ausgenommen sind Daten, die er nach zwingendem Recht aufbewahren muss; er teilt dem Kunden mit, welche Daten er wie lange und warum behält. Ziffer 10.7 zur Sicherung bleibt unberührt.

A.10 Vergütung

Der Anbieter berechnet keine zusätzliche Vergütung für den Wechselprozess und kein Ausstiegsentgelt.

A.11 Abschluss und Störungen

Der Kunde teilt dem Anbieter mit, wenn der Wechsel abgeschlossen ist. Kommt der Wechsel nicht zum Abschluss, arbeiten die Parteien nach Treu und Glauben an der Beseitigung des Hindernisses. Die ordentliche Kündigung wird dadurch nicht unwirksam und die Vergütung nicht über das Vertragsende hinaus verlängert. Endet eine befristete Laufzeit, bevor der Wechsel abgeschlossen ist, beginnt die Übergangsfrist mit diesem Ende; der Anbieter unterstützt weiter nach diesem Annex.

Vor der Einrichtung

Sie erhalten die Auftragsbestätigung mit dem gebuchten Umfang und den Auftragsverarbeitungsvertrag, bevor Patientendaten verarbeitet werden.

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