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Erste Schritte im Cockpit

Fünf Schritte bringen Sie in einer Stunde zur ersten Rechnung. Alles Weitere steht darunter, Kapitel für Kapitel. Was Sie nicht brauchen, lassen Sie weg.

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Kurzweg: in einer Stunde zur ersten Rechnung

Wer einfach loslegen will, macht diese fünf Kapitel und sonst nichts. Der Rest von Teil A wartet, bis Sie ihn brauchen.

Sie kommen von einer anderen Software? Halter und Tiere übernehmen Sie selbst per CSV oder Excel (Kapitel B1). Den Umzug inklusive Behandlungsverläufe machen wir: Wechselservice.

1. Stammdaten

Einstellungen → Praxis → Stammdaten

1. Praxisname, Anschrift, Telefon und Mail prüfen. Das meiste haben Sie bei der Anmeldung schon eingetragen.
2. Steuernummer oder USt-IdNr. eintragen. Ohne sie ist eine Rechnung nicht vollständig.
3. Bankverbindung für die Rechnungsfußzeile — das Konto, auf das Halter überweisen.
4. Logo hochladen — rechts neben dem Formular, als PNG oder JPEG bis 2 MB, am besten mit transparentem Hintergrund. Es steht danach im Briefkopf von Rechnung, Bericht und Hausaufgabe.

Farbe der App: Einstellungen → Farbe. Briefpapier mit eigenem Kopf, Fuß und eigener Grafik für Hausaufgabe, Plan und Arztbrief: Einstellungen → Bögen → Vorlagen. Beides ist Feinschliff und hält Sie nicht vom Start ab. Ausführlich: Stammdaten, Logo und Signatur.

2. Leistungen und Terminarten

Artikel (in der Leiste)

1. Die Installation bringt Beispiel-Leistungen mit. Prüfen Sie Bezeichnung und Preis. Was Sie nicht anbieten, deaktivieren Sie statt zu löschen.
2. Der Preis ist brutto, so wie er auf der Rechnung steht. Netto rechnet das Cockpit daneben aus.
3. Für alles, was Zeit im Kalender braucht: Haken „Im Kalender anbieten“ und die Dauer in Minuten. Beim Speichern entsteht daraus die Terminart.
4. Ohne Haken bleibt die Leistung reine Rechnungszeile — etwa Anfahrt oder ein Zuschlag.
5. Verkaufsprodukte (Salbe, Tropfen, Futter) gehören unter Einstellungen → Betrieb → Produkte, nicht unter Leistungen.

Rechnen Sie nach GebüH oder einer THP-Liste? Dann zusätzlich Einstellungen → Betrieb → Abrechnung. Ausführlich: Artikel und Preise.

3. Öffnungszeiten und Behandler/innen

Einstellungen → Betrieb → Öffnungszeiten · Behandler/innen

1. Öffnungszeiten: Wochentage, Beginn, Ende und Pausen. Mehrere Blöcke am Tag sind möglich.
2. Behandler/innen: jede Person, die am Termin steht. Das ist nicht dasselbe wie ein Login — eine Aushilfe kann behandeln, ohne ein eigenes Konto zu haben.
3. Arbeiten Sie allein, legen Sie trotzdem sich selbst als Behandlerin an.

Ausführlich, mit Plätzen und Arbeitszeiten je Person: Öffnungszeiten und Behandler/innen.

4. Räume und Geräte optional

Einstellungen → Betrieb → Räume · Geräte

1. Räume: Anzahl, Bezeichnung und Farbe im Kalender.
2. Geräte nur, wenn sie knapp sind — Unterwasserlaufband, Laser, Stoßwelle. Anzahl und ob das Gerät fest in einem Raum steht.
3. Am Raum oder Gerät festlegen, welche Terminart es braucht. Dann bucht das Cockpit eine UWL-Stunde nicht in einen Raum ohne Laufband.

Ausführlich: Räume und Geräte. Wie Behandlerin, Raum und Gerät zusammenspielen: Ressourcen-Matching.

5. Vorabfrage und Befundbogen

Einstellungen → Bögen → Vorabfrage · Befundbogen · Verlauf · Körperkarte

1. Die Bögen folgen Ihrer Wahl bei der Anmeldung: Physiotherapie, Tierheilpraxis oder beides.
2. Vorabfrage: was der Halter vor dem ersten Termin ausfüllt. Felder an- und ausschalten, Pflicht setzen, Bezeichnung ändern.
3. Befundbogen: Abschnitte und Felder für die Erstbefundung. Lieber ausdünnen als neu bauen — was Sie nie abfragen, schalten Sie aus.
4. Verlauf: der kurze Bogen für Folgetermine. Er liefert die Kurve in der Akte.
5. Körperkarte: Landmarken für Hund, Katze und Pferd. Die Vorgabe passt meist.

Ausführlich: Vorabfrage, Befundbogen und Körperkarte.

6. Behandlungsvertrag, Signatur und Mails

Einstellungen → Praxis → Links & Signatur · Kommunikation → Mail-Vorlagen

1. Unter Links & Signatur den Text des Behandlungsvertrags eintragen. Platzhalter wie {{halter}} oder {{tiere}} füllt das Cockpit beim Unterschreiben. Lassen Sie den Text juristisch prüfen.
2. Unterschrieben wird am Tablet, in der Karte des Kunden. Das PDF liegt danach in seinen Unterlagen.
3. Mail-Signatur und Ortsangabe für Terminmails eintragen.
4. Mail-Vorlagen: Terminbestätigung, Verschieben, Storno und Rechnungsversand. Die Vorgaben funktionieren — anpassen, wenn Ihnen der Ton nicht passt.

Ausführlich: Behandlungsvertrag und Mail-Vorlagen.

7. Buchhaltung optional

Einstellungen → Praxis → Buchhaltung

1. DATEV oder Lexware wählen — je nachdem, was Ihr Steuerbüro einliest.
2. Das Cockpit erzeugt daraus eine Datei. Es verbindet sich nicht mit einem Online-Konto bei DATEV oder Lexware.
3. Die Datei gibt es erst, wenn Rechnungen festgeschrieben sind. Entwürfe zählen nicht.

Ausführlich: DATEV- oder Lexware-Datei fürs Büro.

8. Kalender verbinden optional

Einstellungen → Kommunikation → Kalender

1. Outlook oder Google als Praxis-Kalender verbinden. Den Kalender wählen, in dem die Behandlungen stehen sollen — nicht den privaten.
2. Termine aus dem Cockpit erscheinen dort mit Art und Tier. Ändern Sie Zeit oder Art im Cockpit, zieht der Eintrag nach.
3. Optional den privaten Kalender dazu. Er erscheint im Cockpit nur als belegte Zeit, ohne Betreff.
4. Was schon im Kalender stand: Einstellungen → Kommunikation → Import.

Ausführlich: Kalender verbinden und importieren.

9. Online-Buchung optional

Artikel → Leistung · Einstellungen → Betrieb → Öffnungszeiten

1. An jeder Leistung, die Halter selbst buchen dürfen: Haken „Online buchbar“. Dazu, ob sie für Neukunden, für Bestandskunden oder für beide gilt.
2. Unter Öffnungszeiten die Regeln der Buchung: wie kurzfristig (Vorlauf), in welchem Raster und wie weit im Voraus.
3. Ihre Buchungsseite ist https://ihrname.praxis-cockpit.de/termin/. Öffnen Sie sie einmal selbst und buchen Sie zur Probe.
4. Den Link in die Mail-Signatur, auf die Website, in die Instagram-Bio und als QR-Code auf die Visitenkarte.

Neukunden bekommen nach der Buchung die Vorabfrage per Mail. Bestandskunden finden über den Link in ihrer Terminmail ihre Termine und können verschieben. Ausführlich: Online-Buchung einrichten.

Auf der eigenen Website einbetten

Statt eines Links können Sie die Buchung als Rahmen in eine Seite „Termin buchen“ setzen. WordPress, Jimdo, Wix und andere Baukästen haben dafür einen Block „HTML“ oder „Code einbetten“. IHRNAME durch Ihre Adresse ersetzen:

<iframe id="pc-termin" title="Termin buchen"
  src="https://IHRNAME.praxis-cockpit.de/cockpit/termin?embed=1"
  style="width:100%;border:0;min-height:700px"></iframe>
<script>
window.addEventListener("message", function (e) {
  if (e.data && e.data.type === "praxis-cockpit-termin-hoehe") {
    document.getElementById("pc-termin").style.height = e.data.height + "px";
  }
});
</script>

Das kleine Skript lässt den Rahmen mitwachsen, damit keine zweite Bildlaufleiste entsteht. Lässt Ihr Baukasten kein Skript zu, reicht der Rahmen allein mit fester Höhe.

10. Benutzer und Anmeldung optional

Einstellungen → Praxis → Benutzer · Anmeldung

1. Jede Person bekommt ein eigenes Konto. Ein geteiltes Praxis-Login macht später unsichtbar, wer was geändert hat.
2. Wer behandelt, braucht zusätzlich einen Eintrag unter Behandler/innen (Kapitel 3). Beides lässt sich verknüpfen.
3. Unter Anmeldung einen zweiten Faktor einrichten. Für die Praxisleitung empfehlen wir ihn dringend — im Cockpit stehen Adressen, Rechnungen und Befunde.

Ausführlich: Benutzer, Rollen und zweiter Faktor.

B1. Halter und Tier anlegen

Kunden · Tiere (in der Leiste)

1. Unter Kunden den Halter anlegen. Mail und Telefon gleich mit — Terminmail und Rechnung brauchen sie.
2. Unter Tiere das Tier: Tierart, Rasse, Geburtsdatum, Geschlecht, Gewicht. Halter zuordnen, optional den überweisenden Tierarzt.
3. Liste aus der alten Software? Unter Kunden und unter Tiere gibt es Import für CSV und Excel. Das Cockpit zeigt vor dem Einlesen, was es erkannt hat.

Spalten, Reihenfolge und Probelauf: Halter, Tiere und Artikel importieren.

B2. Termin anlegen

Termine (in der Leiste) → Tag oder Woche

1. Freie Zeit antippen.
2. Tier suchen, Terminart wählen. Raum und Gerät setzt die Art oft selbst.
3. Speichern. Ist der Kalender verbunden, steht der Termin auch dort.
4. Die Bestätigung an den Halter geht nur raus, wenn Sie sie wollen. Der Text kommt aus Ihrer Mail-Vorlage.

Verschieben, Storno, Hausbesuch: Termin anlegen und verschieben.

B3. Behandlung dokumentieren

Termine → Termin antippen → Behandlung

1. Aus dem Termin die Behandlung öffnen. Beim ersten Termin eines Anlasses entsteht dabei die Behandlungsstrecke, an der Anamnese und Plan hängen.
2. Reiter Termin: Befund des Tages, Körperkarte, Gabe, Hausaufgabe.
3. Speichern, bevor der nächste Patient kommt. Die KI schreibt Entwürfe, aber nie von allein in die Akte.
4. Bericht oder Hausaufgabe: Vorschau, dann Druck oder Mail an den Halter. Schicken Sie den ersten an Ihre eigene Adresse — dann sehen Sie, was der Halter bekommt.

Ausführlich: Behandlung dokumentieren · Hausaufgaben mailen.

B4. Rechnung festschreiben und mailen

Behandlung → Reiter Rechnung

1. Die Leistung aus der Terminart steht schon drin. Weitere Zeilen ankreuzen oder dazunehmen.
2. Entwurf prüfen. Briefkopf, Steuernummer und Bank kommen aus Kapitel 1.
3. Festschreiben. Danach lässt sich die Rechnung nicht mehr ändern, nur stornieren — und erst dann zählt sie für Abschluss und Steuerbüro.
4. Per Mail an den Halter. Die verschickte Fassung liegt am Tier.

Ausführlich: Rechnung festschreiben und mailen · Zehnerkarte.

Checkliste

Zum Abhaken am Bildschirm oder zum Ausdrucken und Danebenlegen. Die Haken merkt sich nur dieser Browser.

Wenn etwas hakt

• ?Warum ein Slot fehltÖffnungszeit, Behandlerin, Raum, Gerät — eins davon fehlt.Ansehen →
• ☰Alle Hilfe-ArtikelTermin, Behandlung, Rechnung, Akte, Kalender, DATEV.Ansehen →
• ✉Frage stellenMail an uns, mit dem Bildschirm im Betreff. Antwort meist am selben Werktag.Ansehen →

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